允许您从收件人列表中创建个性化文档

适合信件、信封、标签或群发电子邮件

合并字段和高级规则确保高水平的定制

如果您曾经想过如何将相同的个性化文档发送给不同的人，但每个收件人只会收到与他们相对应的信息，那么您需要彻底学习如何使用该功能。 邮件合并 Word这款工具虽然有时会被忽视，但却是最强大、用途最广泛的工具之一，它能节省时间、避免错误，并在各种个性化沟通中打造出完全专业的效果。无论是信件、信封、标签还是电子邮件，它都能为您带来无限可能，而且操作起来比想象中简单得多。

在下面的几行中，您将找到完整的指南，其中包括 所有步骤 y 技巧 掌握 Word 邮件合并的必备技巧，从基础知识到高级选项（例如字段格式和使用自动规则）。它还包含实用建议，帮助您避免常见错误，并充分利用您的文档，无论您是打印文档、通过电子邮件发送文档还是以数字方式存储文档。如果您想让您的沟通更加高效和专业，请继续阅读，因为您将学到一切。

Word 中的邮件合并到底是什么？

特点 邮件合并 Word 允许您创建一批自定义文档，所有文档都具有相同的结构和布局，但 具体日期 为每个收件人生成信件。这意味着您可以生成信件， 电子邮件、标签或信封，其中只有姓名、地址、日期或列表或数据库中的任何相关信息等细节发生变化。

秘诀是将模型文档（您在 Word 中设计的模板）与 数据源：这可以是 Excel 文件、Word 本身创建的表格、Access 数据库，甚至是 Outlook 联系人列表。执行此操作时，Word 将使用所谓的 组合字段 （文本中的占位符）会自动填充列表中每条记录的相应信息。这样，您可以在几分钟内向数十或数百人发送相同的个性化消息，而不会降低质量或出现复制粘贴错误。

什么时候使用邮件合并有用？

最典型的用途是群发信件，但还有很多其他情况 邮件合并 事实证明这是最明智的选择：

个性化信件 为客户、学生或员工。

印刷信封 包含每个收件人的准确详细信息。

粘附礼仪 用于邮寄、识别或宣传材料。

个性化电子邮局 使用电子表格中的联系信息从 Word 自动发送。

包含可变信息的文件，例如证书、邀请函或通知，其中只有某些字段会发生变化。

在 iPhone 和 iPad 上发送群组电子邮件的方法合并涉及的文件和数据

在每个邮件合并中，通常会出现以下情况： 三个关键要素:

数据来源：这是存储收件人信息的文件：名字、姓氏、地址、电子邮件地址、日期、金额等。通常使用 Excel 电子表格、Word 表格、数据库或联系人列表。

模型文件：这是您在 Word 中设计的模板，具有您希望所有生成的文档都具有的格式和文本，但留有空间以便使用组合字段插入变量数据。

合并文档：这是流程的最终结果，即一个文件，其中每一页（或电子邮件、标签、信封等）都包含数据源中每条记录的单独数据。您可以选择打印、编辑或直接发送。

组合类型和模型文件

在 Word 中，邮件合并功能可以适应不同的 示范文件类型，取决于您追求的目标：

信：当您想要发送个性化信件时，只需更改几个关键细节。

信封：如果您希望将数据直接打印到信封上，请避免使用标签。

标签：非常适合在不干胶标签上打印，对于邮寄、产品装饰或归档非常有用。

虽然基本流程相同，但根据所选的模板文档，某些步骤或字段可能会略有不同。

一步一步：如何在 Word 中进行邮件合并

下面你有一个 有组织的实用指南 掌握整个过程：

1.准备数据源

打开 Word 之前，请确保已准备好收件人列表。如果您使用 Excel，请在 第一行标题 （名字、姓氏、电子邮件等）并在每条记录下方单独一行。您可以根据需要添加任意数量的列来合并变量数据。

不要忘了 保存并关闭 在将 Excel 文件链接到 Word 之前，请先检查 Excel 文件，以避免导入错误。如果列表在 Word 中，请使用组织良好的表格。

我可以做什么来阻止访问 Facebook？如何取消 Facebook 上的访问限制？2. 在 Word 中创建模板文档

打开新文档或选择一个模板，然后编写所有收件人共享的基本文本。考虑一下需要插入变量字段（例如姓名或金额）的位置，并在这些位置留出空格。

注意！您可以创建包含徽标、数字签名、表格、图像等元素的精美设计。模板中的所有内容将在每个自定义副本中精确复制。

3. 开始邮件合并

在顶部功能区上，单击选项卡 对应 并寻找选项 开始邮件合并您可以根据邮寄目的选择信件、信封、标签、电子邮件或其他类型的自定义合并。

对于经验不足的人，建议使用 分步邮件合并向导，可从同一菜单中获取，因为它将以直观的方式引导您轻松完成所有必要的步骤。

4. 将文档链接到数据源

点击 选择收件人 并选择选项 使用现有列表 如果您从 Excel 电子表格或预制表格开始，请导航到该文件并选择它。如果该文件包含多个工作表，请选择包含主列表的工作表。当您接受后，Word 会自动将列标题识别为可合并的字段。

如果你愿意，你可以 创建新列表 直接导入 Word 甚至从 Outlook 导入联系人。

5. 插入合并字段

一旦模型文档和数据源链接起来，就可以插入 组合字段 您希望自定义数据显示在任何地方。您可以从菜单 插入合并字段 从“邮件”选项卡中。例如，要按姓名问候每个收件人，请将鼠标悬停在您希望其显示的文本上，然后选择“姓名”字段。

您可以插入 完整的地址块、自动问候语（“亲爱的……”）以及数据源中任何其他可用的单独字段。

您可以自定义文本、格式和字段顺序来创建完全符合您需要的演示文稿。

6.自定义合并字段的格式

许多人不知道合并字段可以 格式化以显示数据 例如日期、金额或特定格式的数字。例如，如果您希望在显示日期时将其显示为“20/03/2024”而不是“03/20/2024”（这是英语格式的典型错误），则必须编辑该字段。

Windows 10“加载库错误，错误 1114” - 如何修复？为此，您可以按 Alt + F9 从而显示文档中字段的代码。在日期字段中，添加所需的格式，例如：{MERGEFIELD Fecha_Alta \@ "dd/MM/yyyy"}。对金额执行相同操作，添加格式：{MERGEFIELD Cuota_Mensual \#.##0,00€}。再次点击。 Alt + F9 查看格式化的结果。

7. 使用高级规则：If…Then…Else

Word 允许您添加 条件规则 根据字段值显示不同的文本。例如，如果“城市”字段为“瓦伦西亚”，则可以显示与其他城市不同的消息。为此，请使用选项 规则 – 如果…那么…否则 通过邮件功能区，您可以为特定收件人定制消息、警告或个性化说明，从而增强每条消息的专业性。

8. 完成之前先将结果可视化

在生成最终文档之前，使用 结果预览 检查每个组合的外观。您可以使用功能区上的箭头浏览记录，以验证所有数据是否正确显示以及字段是否正确连接。强烈建议执行此步骤，以避免最后一刻出现意外。

9. 完成并生成合并文档

一切准备就绪后，转到选项 完成并合并。在这里你决定组合的命运：

编辑个别文档系统会生成一个新的 Word 文件，其中包含所有自定义记录，每页一个。您可以在打印或发送之前查看和编辑该文件。

文件记录：该过程将每个个性化文档直接发送到打印机，非常适合实体信件或标签。

发电子邮件：自动将每个个性化文档发送到数据源相应字段中指定的电子邮件地址，使用 Outlook 作为发件人。

此外，您可以选择使用所有记录、仅使用当前记录还是特定范围的收件人。

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